Como estruturar sua equipe de atendimento via WhatsApp?

Apesar de o atendimento via WhatsApp estar se tornando uma estratégia cada vez mais utilizada pelas empresas, muitos empreendedores ainda não sabem como estruturar a equipe para realizar esta tarefa corretamente e garantir melhores resultados.

A organização e a sinergia do time responsável por atender os clientes através do aplicativo é fundamental para a qualidade dos atendimentos, para a experiência dos clientes e para o crescimento da empresa.

Pensando nisso, separamos algumas dicas que vão te ajudar a estruturar sua equipe de atendimento via WhatsApp. Confira!

Selecione os profissionais

O processo de estruturação de sua equipe começa na seleção dos profissionais que irão compô-la. 

Não importa se a equipe será formada por colaboradores que já fazem parte da empresa ou se serão contratados novos profissionais para desempenhar esta função, o importante é que você escolha pessoas que tenham as características necessárias para compor sua equipe de atendimento.

Para isso, busque por profissionais que sejam proativos, que se comuniquem bem, que gostem de trabalhar em equipe e que estejam dispostos a auxiliar os clientes em todas as suas dúvidas e problemas.

Organize seu time de acordo com a demanda

Ao estruturar sua equipe, é essencial que as demandas que chegam através do WhatsApp sejam levadas em conta.

Se sua empresa realiza atendimentos 24 horas, por exemplo, é importante estruturar sua equipe em diferentes turnos para que todos os clientes possam ser atendidos com agilidade.

Se um setor da empresa recebe mais atendimentos do que outro, é preciso direcionar mais colaboradores para os chamados deste departamento, garantindo que o time não fique sobrecarregado.

Alinhe a equipe com relação aos objetivos e valores da empresa

Onde sua empresa quer chegar e o que ela mais valoriza?

Para garantir que os atendimentos sejam feitos com mais eficiência, todos os integrantes de sua equipe precisam estar alinhados com os objetivos e com os valores de seu negócio.

Por isso, ao estruturar seu time, é importante que você apresente as metas e princípios da empresa e demonstre qual é o impacto de cada funcionário em seu cumprimento.

Capacite seus colaboradores

A estruturação de sua equipe depende muito das medidas de capacitação oferecidas para os colaboradores.

Ao montar seu time é preciso garantir que todos os profissionais saibam exatamente o que deve ser feito e como os atendimentos devem ser realizados.

E a melhor forma de fazer isso é garantir que eles recebam o treinamento adequado, capacitando-os para a realização de bons atendimentos através do WhatsApp e para saber lidar com as dificuldades que podem surgir.

Ofereça materiais de apoio

Ao estruturar sua equipe de atendimento via WhatsApp é importante tomar medidas para que os processos realizados pelos colaboradores sejam feitos com mais eficiência e se tornem mais produtivos.

Para isso, é importante oferecer recursos como playbooks ou Centrais de Conhecimento para os quais seu time possa recorrer caso tenha alguma dúvida durante a realização dos atendimentos.

Mensure os resultados

A última dica para te ajudar a estruturar seu time e acompanhar o desempenho e os resultados de seus colaboradores ao longo do tempo é acompanhar dados e indicadores sobre os atendimentos realizados por seu time.

E, para isso, você pode contar com a Beeia!

Além de todas as soluções que a plataforma oferece para a automação e a otimização de seus atendimentos via WhatsApp, a Beeia também oferece indicadores completos sobre o desempenho de sua equipe.

Dessa forma, você pode analisar a performance de sua equipe e tomar as medidas necessárias para organizá-los de forma a melhorar ainda mais os resultados obtidos.

Acesse o site da Beeia e conheça todas as funcionalidades que a plataforma oferece para a gestão de seus atendimentos via WhatsApp.

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