Como construir um fluxograma para atendimento via WhatsApp?
A melhor forma de organizar o processo de atendimento via WhatsApp de sua empresa, e garantir a melhor experiência para seus clientes, é criando um fluxograma completo e bem estruturado.
Estruturar o fluxo de seus atendimentos é muito importante pois, além de deixar claro quais são as etapas do atendimento, possibilita a automação de processos.
Para te ajudar a construir seu próprio fluxograma de atendimento via WhatsApp, criamos um passo a passo completo, além de explicarmos melhor o que é um fluxograma e quais são suas etapas. Confira!
O que é um fluxograma de atendimento via WhatsApp?
O fluxograma nada mais é do que a representação gráfica de todo o processo de atendimento de uma empresa.
Por meio do fluxograma, os atendentes sabem como realizar o atendimento via WhatsApp de forma mais ágil e assertiva e como proceder a cada solicitação feita pelos clientes.
O fluxograma também é muito útil na automatização de processos, uma vez que, através dele, é possível identificar padrões em seu atendimento via WhatsApp e automatizar etapas.
Quais são as etapas do fluxograma de atendimento?
Cada empresa possui seu próprio fluxo de atendimentos, por isso as etapas podem variar e é importante que seu fluxograma seja construído de acordo com as particularidades de seu negócio.
No entanto, de modo geral, existem três etapas que são comuns a todos os atendimentos e que devem estar presentes em seu fluxograma de atendimento via WhatsApp.
São elas:
Solicitação de Atendimento: Essa é a etapa em que o cliente entra em contato com a empresa e solicita o atendimento.
Neste primeiro momento, é importante que o atendente colete informações básicas sobre o cliente e faça algumas perguntas que irão te ajudar a direcionar o atendimento.
Direcionamento do atendimento: Na segunda etapa do fluxograma o atendente deve ouvir a solicitação do cliente e analisar quais são os procedimentos necessários para resolver o problema.
Caso o atendente não possa ajudar o cliente, o atendimento deverá ser encaminhado para o departamento especializado.
Encerramento do atendimento: A última etapa é aquela em que o atendimento é concluído e encerrado.
Neste momento, além de se certificar de que todas as necessidades do cliente foram atendidas, o atendente também deve enviar uma pesquisa de satisfação para que o cliente possa avaliar a qualidade do atendimento.
Passo a passo para criar um fluxograma de atendimento via WhatsApp
Criar um fluxograma para o atendimento via WhatsApp de sua empresa não é tão difícil quanto parece. Para montar seu fluxo você precisa seguir os seguintes passos:
1. Defina seus objetivos
O primeiro passo para montar seu fluxograma é definir quais são os objetivos desse processo, ou seja, para quais finalidades o documento será utilizado.
Por exemplo, se sua empresa oferece suporte técnico através do WhatsApp, o objetivo do fluxograma é garantir que o atendimento seja feito de forma padronizada e com mais agilidade.
2. Determine as etapas do fluxograma
Neste passo você deverá determinar quais etapas farão parte de seu fluxograma (lembre-se de adicionar as etapas básicas que foram mostradas anteriormente), qual a relação entre cada etapa e em qual ordem elas serão realizadas.
Se sua empresa possui diversos departamentos, é necessário que o atendimento passe por uma etapa inicial em que a solicitação do cliente será recebida e então encaminhada para o departamento responsável por sua resolução.
3. Desenhe seu fluxograma
É muito importante que seu fluxograma seja representado graficamente e que haja um padrão nos símbolos e nas legendas utilizadas.
Ao desenhar seu fluxograma, é essencial que todos os processos sejam representados de forma clara e é necessário tomar cuidado para não criar um fluxo que seja muito complexo e difícil de compreender.
Conclusão
Agora que você sabe o que é um fluxograma de atendimento via WhatsApp e como criar um para sua empresa, é hora de colocar seus conhecimentos em prática.
E, para tornar a estratégia de atendimento via WhatsApp de sua empresa ainda mais eficiente, você precisa contar com as ferramentas certas.
Com a Beeia você gerencia seus atendimentos e garante que cada atendimento seja feito de forma ágil e clara, seguindo os procedimentos apresentados em seu fluxograma.
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