Como utilizar frases prontas em seus atendimentos via WhatsApp?

Oferecer atendimento ágil e humanizado é essencial para oferecer uma boa experiência para seus clientes, além de ser um fator determinante na hora de se destacar de seus concorrentes.

Para oferecer um atendimento rápido, mas ao mesmo tempo cordial, através do WhatsApp, é essencial que seus atendentes possuam frases prontas que possam ajudá-los no dia a dia e que contemplem os diversos momentos da jornada do cliente.

Para te ajudar a criar suas próprias mensagens e a garantir que seus atendimentos sejam mais ágeis e humanizados, separamos alguns exemplos de frases prontas. Confira!

Frases de boas-vindas

As boas-vindas são o cartão de visitas de seu atendimento, por isso é importante causar uma boa primeira impressão em seus clientes.

Opte por mensagens criativas e gentis e, caso você ainda não tenha certeza do gênero da pessoa que será atendida, procure utilizar palavras mais neutras. Veja os exemplos que separamos para você:

1. Boas-vindas a [nome da empresa]. Meu nome é [nome do atendente] e sou eu quem vou dar sequência ao atendimento. Como posso te ajudar?

2. Olá, como vai? Meu nome é [nome do atendente]. O que posso fazer por você hoje?

3. Bom dia/Boa tarde/Boa noite! Bem-vindo(a) a [nome da empresa]. Me conte como posso te ajudar.

4. Boas-vindas a [nome da empresa]! Meu nome é [nome do atendente]. Qual o motivo do seu contato, por favor?

Frases de entendimento do problema

Um dos fatores mais importantes para a construção de um atendimento humanizado é demonstrar que você entendeu o problema do cliente, por isso é importante confirmar as informações que foram enviadas.

Para isso, você pode utilizar os seguintes modelos de mensagem:

1. [Nome do cliente], pode me confirmar se eu realmente entendi sua solicitação? [Conte o que você entendeu do problema do cliente].

2. [Nome do cliente], o que eu entendi foi [conte o que você entendeu do problema do cliente]. Está correto? Você gostaria de acrescentar mais algum detalhe?

3. Entendi! Você acredita que o problema esteja acontecendo por conta de [causa do problema]?

4. Certo, [nome do cliente]! Entendi o que aconteceu e já estou buscando a melhor solução para você. Aguarde um momento, por favor.

Frases de instrução

Existem casos em que o próprio cliente pode resolver o problema relatado, mas, para isso, é importante que as instruções sejam oferecidas de forma clara e objetiva, de forma a tornar o procedimento mais fácil.

Veja alguns exemplos de mensagens que podem ser úteis nesta etapa:

1. Tudo o que você precisa fazer é [descreva as ações que devem ser realizadas].

2. [Nome do cliente], vamos resolver isso juntos(as). Preciso que você [descreva as ações que devem ser realizadas].

3. Esse procedimento vai levar cerca de [x minutos]. Vamos lá? Primeiro, você precisa [descreva as ações que devem ser realizadas].

4. Você conseguiu realizar o procedimento? Posso repetir as instruções se preferir.

Frases para acalmar o cliente

Existem situações que podem prejudicar a experiência do cliente e, nesses momentos, é natural que ele demonstre insatisfação e que a comunicação se torne um pouco hostil.

Nestes casos, é importante demonstrar calma e empatia, como mostram as frases a seguir:

1. Sinto muito que isso tenha acontecido e peço desculpas em nome da [nome da empresa]. Faremos o melhor para resolver esta situação rapidamente. Você poderia me contar mais detalhes sobre o ocorrido?

2. Peço desculpas pelo ocorrido. Quero entender como posso te ajudar, você poderia descrever o problema?

3. Sinto muito por essa situação. Realmente é algo muito desagradável. Em nome da [nome da empresa], gostaria de pedir sinceras desculpas!

4. Entendo perfeitamente sua frustração e peço desculpas por isso. Farei o meu melhor para resolver este problema o mais rápido possível.

Frases de espera

As mensagens de espera são essenciais para que o cliente saiba por quanto tempo ele terá que aguardar até que sua solicitação seja atendida.

Neste momento, a transparência é essencial e, mesmo que a estimativa de tempo não seja das melhores, é essencial que você a informe ao cliente para que ele não se frustre.

Veja como isso pode ser feito:

1. [Nome do cliente], estou tentando solucionar seu problema o mais rápido possível, mas, como o sistema está fora do ar, preciso que você aguarde cerca de [x tempo], tudo bem?

2. Já estou resolvendo sua solicitação! A conclusão deve levar cerca de [x tempo].

3. Iremos resolver isso para você, mas preciso que aguarde [x tempo].

4. Já estamos dando andamento à sua solicitação. Retornarei com novidades dentro de [x tempo].

Frases de agradecimento

Demonstrar gratidão é essencial para melhorar o relacionamento com seus clientes e tornar seu atendimento mais humanizado.

Por isso, antes de encerrar o atendimento via WhatsApp, agradeça a atenção e a compreensão dos clientes.

Veja as frases que podem ser usadas para isso:

1. Agradecemos o seu contato! Tenho certeza de que seu feedback será muito valioso para a melhora de nossos serviços/produtos.

2. [Nome do cliente], ficamos muito gratos por você ter escolhido a [nome da empresa]. Você é muito importante para nós!

3. Ficamos muito felizes em saber que você está gostando de nossos serviços/produtos! Agradecemos o seu feedback!

4. Sua opinião é fundamental para a [nome da empresa]. Sempre que precisar, entre em contato conosco. Obrigado(a)!

Frases de despedida

A mensagem de despedida é tão importante quanto a de boas-vindas e é essencial para que o contato seja concluído de forma positiva.

Veja como isso pode ser feito:

1. [Nome do cliente], foi um prazer te atender! Se houver mais alguma coisa em que eu possa te ajudar, estou à disposição.

2. [Nome do cliente], muito obrigado(a) pelo contato. Caso surjam novas dúvidas, não hesite em entrar em contato novamente.

3. Espero ter ajudado a resolver sua demanda, [nome do cliente]. Precisa de ajuda com mais alguma coisa ou posso encerrar nossa conversa?

4. Tenha um ótimo dia/tarde/noite [nome do cliente]. Se precisar de mais alguma coisa, estarei à disposição.

Conclusão

Agora que você conhece algumas frases prontas que podem tornar os atendimentos via WhatsApp de sua empresa mais ágeis e humanizados, não deixe de compartilhá-los com sua equipe.

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