Como otimizar o tempo médio de seus atendimentos via WhatsApp?
Um dos principais desafios da estratégia de atendimentos via WhatsApp é otimizar e manter um tempo médio de atendimento satisfatório.
Prestar um suporte que seja ágil e, ao mesmo tempo, eficiente ainda é uma dificuldade para muitas empresas, o que acaba impactando negativamente a experiência dos clientes.
Por esse motivo, para que sua empresa possa garantir melhores experiência e melhores resultados, otimizar o tempo médio de seus atendimentos via WhatsApp é essencial.
Para te ajudar, separamos 5 dicas que vão te ajudar a melhorar o tempo médio de seus atendimentos, além de explicar melhor como essa métrica funciona. Confira!
O que é o Tempo Médio de Atendimento (TMA)?
O Tempo Médio de Atendimento (TMA) é uma métrica de atendimento utilizada para medir o tempo médio que um atendente leva para resolver a solicitação de um cliente.
É importante ressaltar que o cálculo do tempo médio do atendimento não leva em conta apenas o período de tempo em que o cliente é atendido, mas diversos fatores, como:
- Tempo de espera pelo início do atendimento;
- Início do atendimento;
- Transferência entre departamentos;
- Resolução do problema;
- Finalização do atendimento;
- Pesquisas de satisfação;
- Outras etapas de interação.
O ideal é que as empresas possam otimizar seus atendimentos via WhatsApp e alcançar um tempo médio que seja o mais baixo possível.
No entanto, é preciso fazer isso sem que a qualidade dos atendimentos oferecidos seja impactada.
Como otimizar o tempo médio de seus atendimentos?
Separamos 5 dicas que vão te ajudar a otimizar o tempo médio de seus atendimentos via WhatsApp e garantir que alcance bons resultados sem afetar a eficiência e a qualidade de seus atendimentos. Confira:
1. Mantenha o cadastro de seus clientes atualizado
Manter uma ficha cadastral atualizada de seus contatos é importante por diversos motivos.
O primeiro motivo é que, em posse de todas as informações importantes sobre seu cliente, você não precisará solicitá-las novamente, tornando o atendimento mais ágil e contribuindo para o tempo médio do atendimento.
Além disso, com uma ficha cadastral atualizada, você tem acesso ao histórico de atendimentos do contato e pode consultar quais foram os tópicos conversados durante os outros atendimentos, evitando repetir informações e fazer com que o atendimento dure mais tempo do que o necessário.
2. Crie um fluxograma de atendimento
O fluxograma é uma representação gráfica do processo de atendimento de uma empresa e, a partir dele, é possível saber como realizar todo o atendimento de forma mais ágil, mas sem perder a qualidade.
Além de ajudar a automatizar o seu processo de atendimento, ter todas as etapas do atendimento registradas em um fluxograma permite que você otimize o tempo médio de seus atendimentos via WhatsApp.
Acesse nosso artigo e descubra como criar o seu fluxograma de atendimento:
3. Treine sua equipe
Capacitar os atendentes de sua equipe é essencial para otimizar o tempo médio de seus atendimentos via WhatsApp.
Com o treinamento certo, sua equipe estará apta para atender aos chamados e às demandas de seus clientes de forma ágil e com a eficiência necessária.
4. Tenha uma página de Perguntas Frequentes
Outra forma de otimizar seu tempo médio de atendimento é criar uma página de FAQ, ou Perguntas Frequentes, com as dúvidas mais comuns de seus clientes.
Assim, é possível diminuir sua fila de atendimentos através do WhatsApp e garantir que as solicitações que realmente necessitam de atendimento para serem solucionadas possam ser realizadas com mais agilidade.
5. Utilize um chatbot de pré-atendimento
Utilizar um chatbot para realizar o pré-atendimento de seus contatos e encaminhá-los para os setores corretos também é fundamental para a otimização de seu tempo médio.
Dessa forma, os atendentes não precisam perder tempo para entender qual a melhor forma de direcionar o atendimento e podem focar em resolver suas solicitações com mais agilidade e eficiência.
Conclusão
Agora que você já conhece a métrica de Tempo Médio de Atendimento e sabe como otimizar o tempo médio de seus atendimentos via WhatsApp é hora de colocar tudo que foi aprendido em prática.
E para garantir mais agilidade e eficiência em seus atendimentos via WhatsApp, você pode contar com a Beeia.
Nossa plataforma conta com todas as ferramentas necessárias para a otimização de seus atendimentos.
Acesse o site da Beeia e saiba mais!
Se você gostou deste artigo, continue nos acompanhando no Blog da Beeia. Nos siga também no Instagram e no Facebook e fique por dentro de todas as novidades.
